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Steuerfalle GoBD

Die neuen, verschärften Steuervorschriften für Unternehmen sind in der Öffentlichkeit kaum bekannt: Die GoBD - Amtsdeutsch: "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff'' ist zwar schon seit 2015 gültig, aber bisher gab es Übergangsfristen. Seit 1. Januar 2017 ist sie nun zwingend vollumfänglich vorgeschrieben. "Es handelt sich also nicht mehr um eine Grauzone, sondern um gesetzliche Vorgaben, die umgesetzt werden müssen", sagt Andreas Koesling, lT-Spezialist des Marler IT-Unternehmens Dr. Bülow & Masiak.

Voll digital und revisionssicher

Im Kern geht es darum, dass Buchungen und geschäftliche Aufzeichnungen unveränderbar digital aufbewahrt werden müssen. Zehn Jahre oder länger. Wer sich nicht daran hält, riskiert, dass Betriebsprüfer vom Finanzamt die Steuern schätzen. Und das kann teuer werden. Betroffen sind alle, die Gewinne erzielen, selbst Rechnungen schreiben und Belege für betriebliche Ausgaben absetzen.

Besonders aufpassen müssen Kleinunternehmer, die Lieferscheine und Rechnungen noch mit einer Textverarbeitung (z. B. Word) schreiben oder in einer Tabellenkalkulation (z.B. Excel) verwalten. Denn deren Dateiinhalte sind leicht änderbar, selbst wenn sie in ein PDF-Dokument umgewandelt werden. Das ist nicht mehr zulässig. Auch die Ablage in üblichen Datei-Systemen wie Windows-Explorer, Dropbox und ähnlichen "Managern" entspricht nicht mehr den jetzt geltenden GoBD-Vorschriften, nach denen die Unveränderbarkeit und Nachvollziehbarkeit gewährleistet und dokumentiert sein müssen.

Die verschärfte GoBD fordert auch eine revisionssichere Belegverwaltung. Papierbelege (z.B. die Tankquittung) sollen nicht im Schuhkarton landen, sondern innerhalb des nächsten Monats geordnet abgelegt und in Reihenfolge gebracht werden. Kasseneinnahmen und -ausgaben sind innerhalb von 10 Tagen zu erfassen. Elektronische Belege (z.B. die Telefonrechnung oder Online-Kontoauszüge) sollen sehr zeitnah in einem unveränderbaren Dateiformat gespeichert werden. Nach der GoBD muss jeder Beleg in seiner ursprünglichen Art aufbewahrt werden: Gehen Belege als E-Mail-Anhang - z.B. im PDF-Format - ein, sind diese als PDF abzuspeichern. Enthält auch das Mailanschreiben relevante Daten, muss die gesamte Mail archiviert werden. Werden Ausgangsrechnungen elektronisch erstellt und zusätzlich ausgedruckt, sind beide Belege aufzubewahren. "Wer sich dafür entscheidet, die eigenen Daten im eigenen Unternehmen zu sichern, sollte vorausschauend handeln", sagt Andreas Koesling. "Dazu gehört, die Geschäftsentwicklung und damit auch die Menge an Daten einzuschätzen." Ideal sei daher ein System, das auch erweiterbar sei.

Vorteile der digitalen Verwaltung


Auf den ersten Blick betrachtet, bedeuten die neuen GoBD-Vorschriften mehr administrativen Aufwand, der Zeit und Geld kostet. Aber Unternehmer, die schon die neuen Dokumentenmanagementsysteme nutzen, sehen durchaus Vorteile in der digitalen Verwaltung: Die elektronische Archivierung von steuerrelevanten Daten ohne Papierbeleg spart Platz im Regal und sie hilft, schnell auf Informationen zuzugreifen. Bei GoBD-testierten Cloudlösungen wie Iexoffice sind alle Daten von überall aus abrufbar. Angebote, Aufträge, Abrechnungen, Kundenverwaltung und Banking lassen sich damit schnell und einfach mobil erledigen.

von Jonas Alder

INFOBOX: "GoBD-konforme" Lösungen:
  • Wer schon eine Branchen- oder Handwerker-Software einsetzt. muss sich beim Hersteller erkundigen, ob die Software GoBD-konform arbeitet. Es kann gut sein. dass zusätzlich ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) nötig wird.
  • "Wer bereits eine Software hat, um Angebote zu schreiben, sollte auch prüfen, ob sie sich mit GoBD-konformen Modulen erweitern lässt", so Andreas Koesling vom IT-Unternehmen Dr. Bülow & Masiak. "Diese Archivfunktion lässt sich unter Umständen unkompliziert mit einem Fachmann integrieren."
  • Fragen Sie auch bei Ihrem Steuerberater noch einmal nach.
  • Keinesfalls sollten Sie weiterhin einfach Ihre Daten in Windows-Ordnern auf der Festplatte abspeichern. Nutzen Sie eine professionelle Datenbank, die jeden Scan automatisch mit sogenannten Metadaten wie dem Einlesedatum. dem Namen des Bearbeiters und der Art des Dokuments versieht. Diese erleichtern später das Wiederfinden.
  • Eine Alternative wäre, alle Dateien in einem Bildformat zu sichern und sie in einem nicht überschreibbaren Datenträger zu speichern.
  • Eine weitere Möglichkeit bieten Cloud-Anbieter, die den Zugriff auf die Dokumente von jedem beliebigen PC aus ermöglichen. Wichtig: Der Anbieter sollte seine Server in Deutschland betreiben, damit die Daten jederzeit verfügbar sind. " Wegen der Datenschutzgesetze kann es außerdem zu Schwierigkeiten führen, wenn Dokumente auf einem Server im Ausland liegen". so Andreas Koesling.
  • Für Kleinunternehmer bietet sich beispielsweise das Produkt "lexoffice" von dem Freiburger Unternehmen Lexware an. Das Unternehmen garantiert, dass seine Cloudlösung GoBD-testiert ist und dass die Daten bis zu 15 Jahre in Deutschland sicher gespeichert werden. Angeboten werden verschiedene Software-Module: Von der Basisversion Rechnung & Finanzen (Rechnungen schreiben, Belege erfassen), die 6,90 € im Monat kostet, bis hin zur kompletten
  • Buchhaltung inklusive Einnahmeüberschussrechnung und Banking (14,90 € pro Monat).

Handwerk im Vest Nr. 23 3/2017, Montag 25.09.2017